Предложения поставщиков без ручной переделки

Сравнивайте цены и условия, даже если каждый поставщик присылает свой формат

Один указывает цену за лист, второй за килограмм, третий присылает PDF без понятных названий столбцов. Мы приводим эти данные к одной таблице, сохраняем условия поставки и показываем сотруднику всё, что нельзя сопоставить уверенно.

Расскажите о ваших файлах Как мы можем помочь

Ситуация

Чтобы сравнить два предложения, закупщик сначала переделывает оба

Компания запрашивает цену на листовую сталь S355 толщиной 8 мм. Один поставщик отвечает таблицей Excel и указывает цену за лист. Второй присылает PDF с ценой за килограмм, минимальной партией две тонны и отдельной стоимостью доставки. Названия материалов похожи, но артикулы у поставщиков разные.

Закупщик переносит всё в свою таблицу, считает вес листа, проверяет валюту, добавляет доставку и пытается понять, действительно ли сравниваются одинаковые позиции. Через месяц приходят новые файлы, и работа начинается заново. Ошибка в единице или пропущенная минимальная партия легко делает более дорогое предложение похожим на выгодное.

Как готовится сравнение

Каждое число остаётся связано с исходным предложением

  1. Сохраняем оригиналыЗагружаем выбранные Excel, CSV, PDF или выгрузки и не изменяем исходные файлы.
  2. Читаем структуруНаходим товар, размер, единицу цены, валюту, налог, срок и условия поставки.
  3. Связываем позицииСопоставляем артикулы поставщика с внутренними материалами по заранее утверждённым правилам.
  4. Приводим к общему видуПересчитываем заранее утверждённые единицы и валюты, не скрывая формулу и исходное значение.
  5. Отделяем сомнительноеСтроки с неизвестной единицей, неполными условиями или несколькими возможными товарами идут на проверку закупщику.
  6. Готовим результатФормируем понятное сравнение или файл для проверяемого импорта в вашу систему.

Кто за что отвечает

Система готовит честное сравнение, закупщик выбирает поставщика

Что можно автоматизировать

  • Читать повторяющиеся файлы Excel, CSV, PDF и выгрузки
  • Узнавать знакомые столбцы, единицы и артикулы
  • Пересчитывать заранее утверждённые единицы и валюты
  • Находить пропуски, дубликаты и изменения цен
  • Готовить общую таблицу или файл для импорта

Что остаётся за человеком

  • Определить, какие товары и поля компания считает одинаковыми
  • Разобраться с заменами и похожими позициями
  • Проверить спорные налоги, валюты и условия доставки
  • Оценить качество, надёжность и выбрать поставщика

Что нельзя потерять при пересчёте

У каждой подготовленной цены должен быть понятный источник

  • Исходная строка: из каждой подготовленной ячейки можно вернуться к файлу и месту, откуда взято значение.
  • Неизвестная единица: строка попадает к закупщику, а не пересчитывается по догадке.
  • Валюта и налог: рядом видны дата курса, правило пересчёта и признак включённого или не включённого налога.
  • Несколько похожих товаров: сотрудник видит варианты и сам подтверждает нужную позицию.
  • Условия предложения: срок поставки, минимальный заказ, доставка и срок действия цены остаются рядом с самой ценой.
Пример сравнения двух предложений на один материал. Самая низкая цена за единицу ещё не означает самый подходящий вариант для конкретного заказа.

Что прислали поставщики

Поставщик A: S355, 8 × 1500 × 3000 мм, 312 евро за лист, доставка за 3 дня. Поставщик B: S355 толщиной 8 мм, 1,02 евро за килограмм, минимальный заказ 2 тонны, доставка за 7 дней.

Что видит закупщик

Для листа указан расчётный вес 282,6 кг. Цена поставщика B пересчитана в 288,25 евро за лист, но рядом сразу видны минимальный заказ примерно на восемь листов и более долгий срок. Закупщик проверяет, точно ли размеры у второго поставщика совпадают, и выбирает вариант с учётом нужного количества и даты.

Как можно начать

Возьмите один файл, который приходится переделывать каждую неделю

  1. Один постоянный шаблон: автоматически преобразовывать знакомый Excel или CSV в нужную вашей компании таблицу.
  2. Файлы с меняющейся структурой: извлекать данные, проверять обязательные поля и отдавать сомнительные строки человеку.
  3. Сравнение поставщиков: объединять цены, единицы, сроки и условия с возможностью открыть исходную строку.
  4. Передача в ERP или другую систему: готовить проверенный файл для импорта или настраивать безопасную прямую передачу.
  5. Работа внутри компании: обрабатывать чувствительные коммерческие предложения на сервере клиента.

Подходит для

Закупок и расчётов, где регулярно повторяются похожие файлы

Подход полезен, если закупщики или расчётчики регулярно собирают одинаковые показатели из разных файлов. Чем стабильнее товары, единицы и правила сравнения, тем больше работы можно убрать. Разовый документ без понятных артикулов и единиц всё равно потребует внимательной проверки человеком.

Какую таблицу вы каждый раз собираете заново?

Расскажите, какие файлы приходят, что сотрудники из них переносят и каким должен быть итоговый результат. Сами коммерческие предложения сразу отправлять не нужно. Мы оценим, можно ли начать с одного повторяющегося формата.

Расскажите о ваших таблицах
Прокрутить вверх