Tellimuse dokumendid ja sertifikaadid
Tellimuse dokumendid saavad kokku enne lähetuse tähtaega
Süsteem seob tellimuse õigete jooniste, materjalipartiide ja sertifikaatidega ning näitab puuduvat dokumenti ajal, mil seda saab veel rahulikult lahendada.
Kus töö takerdub
Toode on valmis, kuid lähetus ootab üht kadunud sertifikaati
Tellimusega peavad kaasa minema kinnitatud joonis, saateleht ja kasutatud materjali sertifikaat. Joonis on projektikaustas, sertifikaat tarnija kirja manuses ja partiinumber tootmise tabelis. Keegi peab need käsitsi kokku viima.
Kui sertifikaat on nimetatud tarnija enda koodi järgi või tootmises kasutati teist partiid, võib vale dokument sattuda paketti. Sageli selgub puudujääk alles lähetuse päeval, kui veok ja klient juba ootavad.
Kuidas lahendus töötab
Dokumendid leitakse tellimuse ja kasutatud materjali järgi
- Tellimuse nõudedSüsteem saab tellimuse numbri ja nimekirja dokumentidest, mis peavad paketti kuuluma.
- Materjali seosTootmise andmetest võetakse kasutatud materjal, partii või sulatuse number.
- Dokumentide otsingKokkulepitud kaustadest, postkastist või dokumendihaldusest leitakse võimalikud joonised ja sertifikaadid.
- Sobivuse kontrollSüsteem kontrollib numbreid, dokumendiliiki, versiooni ja vajaduse korral kehtivusaega.
- Inimese ülevaatusEbaselge vaste ja puuduv dokument jõuavad vastutajale koos selgitusega.
- Valmis pakettPärast kinnitamist koostatakse ühesuguse nime ja sisuga kaust, register või arhiiv.
Kes mida teeb
Süsteem kogub ja kontrollib, vastutav inimene lubab paketi välja saata
Süsteem saab
- Luua igale tellimusele kokkulepitud kausta või registri
- Ühtlustada failinimed ja lisada vajalikud tunnused
- Otsida partii- ja materjalinumbri järgi sobivaid sertifikaate
- Kontrollida, kas kõik nõutud dokumendiliigid on olemas
- Koostada ülevaatuseks paketi ja puuduvate osade nimekirja
Inimene peab
- Määrama, milliseid dokumente iga tellimuse või kliendi puhul nõutakse
- Lahendama ebaselge partii-, materjali- või tellimuse viite
- Kinnitama, et valitud dokument ja joonise versioon on õiged
- Andma loa lõpliku paketi saatmiseks või arhiveerimiseks
Kui midagi ei klapi
Kaust ei ole valmis ainult sellepärast, et seal on mitu faili
- Sertifikaati ei leitud: pakett märgitakse puudulikuks ja vastutaja näeb, millise partii dokumenti on vaja.
- Leiti mitu võimalikku dokumenti: süsteem näitab valikuid ja seda, milliste numbrite järgi seos tekkis.
- Vale joonise versioon: vanem fail jääb ajalukku, kuid lõpppaketti läheb ainult kinnitatud versioon.
- Partiinumbrid ei ühti: sertifikaati ei lisata automaatselt ning juhtum läheb kontrolli.
- Pakett saadetakse välja: saatja ja kinnitamise aeg jäävad tellimuse juurde kirja.
Tellimuse andmed
Kinnitatud joonised
Kasutatud materjali ja partii viited
Õigete partiidega seotud sertifikaadid
Puuduvate või kontrollimist vajavate dokumentide nimekiri
Kinnitatud arhiiv kliendile või sisemiseks säilitamiseks
Kuidas alustada
Valime esmalt ühe korduva paketi
- Ühesugune kaustastruktuur: loome tellimuse andmete põhjal õiged kaustad ja failinimed.
- Täielikkuse kontroll: võrdleme kausta nõutud dokumentide nimekirjaga ja näitame puudujääke.
- Sertifikaatide seostamine: kasutame materjali- ja partiinumbreid võimalike dokumentide leidmiseks.
- Ühendatud töövoog: toome vajalikud andmed lubatud süsteemidest ning valmistame paketi ülevaatuseks ette.
- Ettevõtte enda keskkond: konfidentsiaalsed failid võivad jääda kliendi serverisse või muusse kokkulepitud asukohta.
Millal sellest on kasu
Kui sama tüüpi dokumendid tuleb kokku koguda peaaegu iga tellimuse jaoks
Lahendus sobib tootmisele, hooldusele ja muule tööle, kus tellimuse juurde kuuluvad kindlad joonised, sertifikaadid või kvaliteedidokumendid. Kõige parem alus on selge tellimuse number ning materjali ja partii jälgitavus.
Millist dokumenti otsitakse teie ettevõttes kõige sagedamini viimasel hetkel?
Kirjeldage, millest pakett koosneb, kust dokumente praegu otsitakse ja milline seos tekitab enim küsimusi. Esimeses sõnumis pole vaja tellimusfaile lisada.
Kirjeldage oma dokumendipaketti