Предложения поставщиков без ручной переделки
Сравнивайте цены и условия, даже если каждый поставщик присылает свой формат
Один указывает цену за лист, второй за килограмм, третий присылает PDF без понятных названий столбцов. Мы приводим эти данные к одной таблице, сохраняем условия поставки и показываем сотруднику всё, что нельзя сопоставить уверенно.
Ситуация
Чтобы сравнить два предложения, закупщик сначала переделывает оба
Компания запрашивает цену на листовую сталь S355 толщиной 8 мм. Один поставщик отвечает таблицей Excel и указывает цену за лист. Второй присылает PDF с ценой за килограмм, минимальной партией две тонны и отдельной стоимостью доставки. Названия материалов похожи, но артикулы у поставщиков разные.
Закупщик переносит всё в свою таблицу, считает вес листа, проверяет валюту, добавляет доставку и пытается понять, действительно ли сравниваются одинаковые позиции. Через месяц приходят новые файлы, и работа начинается заново. Ошибка в единице или пропущенная минимальная партия легко делает более дорогое предложение похожим на выгодное.
Как готовится сравнение
Каждое число остаётся связано с исходным предложением
- Сохраняем оригиналыЗагружаем выбранные Excel, CSV, PDF или выгрузки и не изменяем исходные файлы.
- Читаем структуруНаходим товар, размер, единицу цены, валюту, налог, срок и условия поставки.
- Связываем позицииСопоставляем артикулы поставщика с внутренними материалами по заранее утверждённым правилам.
- Приводим к общему видуПересчитываем заранее утверждённые единицы и валюты, не скрывая формулу и исходное значение.
- Отделяем сомнительноеСтроки с неизвестной единицей, неполными условиями или несколькими возможными товарами идут на проверку закупщику.
- Готовим результатФормируем понятное сравнение или файл для проверяемого импорта в вашу систему.
Кто за что отвечает
Система готовит честное сравнение, закупщик выбирает поставщика
Что можно автоматизировать
- Читать повторяющиеся файлы Excel, CSV, PDF и выгрузки
- Узнавать знакомые столбцы, единицы и артикулы
- Пересчитывать заранее утверждённые единицы и валюты
- Находить пропуски, дубликаты и изменения цен
- Готовить общую таблицу или файл для импорта
Что остаётся за человеком
- Определить, какие товары и поля компания считает одинаковыми
- Разобраться с заменами и похожими позициями
- Проверить спорные налоги, валюты и условия доставки
- Оценить качество, надёжность и выбрать поставщика
Что нельзя потерять при пересчёте
У каждой подготовленной цены должен быть понятный источник
- Исходная строка: из каждой подготовленной ячейки можно вернуться к файлу и месту, откуда взято значение.
- Неизвестная единица: строка попадает к закупщику, а не пересчитывается по догадке.
- Валюта и налог: рядом видны дата курса, правило пересчёта и признак включённого или не включённого налога.
- Несколько похожих товаров: сотрудник видит варианты и сам подтверждает нужную позицию.
- Условия предложения: срок поставки, минимальный заказ, доставка и срок действия цены остаются рядом с самой ценой.
Что прислали поставщики
Поставщик A: S355, 8 × 1500 × 3000 мм, 312 евро за лист, доставка за 3 дня. Поставщик B: S355 толщиной 8 мм, 1,02 евро за килограмм, минимальный заказ 2 тонны, доставка за 7 дней.
Что видит закупщик
Для листа указан расчётный вес 282,6 кг. Цена поставщика B пересчитана в 288,25 евро за лист, но рядом сразу видны минимальный заказ примерно на восемь листов и более долгий срок. Закупщик проверяет, точно ли размеры у второго поставщика совпадают, и выбирает вариант с учётом нужного количества и даты.
Как можно начать
Возьмите один файл, который приходится переделывать каждую неделю
- Один постоянный шаблон: автоматически преобразовывать знакомый Excel или CSV в нужную вашей компании таблицу.
- Файлы с меняющейся структурой: извлекать данные, проверять обязательные поля и отдавать сомнительные строки человеку.
- Сравнение поставщиков: объединять цены, единицы, сроки и условия с возможностью открыть исходную строку.
- Передача в ERP или другую систему: готовить проверенный файл для импорта или настраивать безопасную прямую передачу.
- Работа внутри компании: обрабатывать чувствительные коммерческие предложения на сервере клиента.
Подходит для
Закупок и расчётов, где регулярно повторяются похожие файлы
Подход полезен, если закупщики или расчётчики регулярно собирают одинаковые показатели из разных файлов. Чем стабильнее товары, единицы и правила сравнения, тем больше работы можно убрать. Разовый документ без понятных артикулов и единиц всё равно потребует внимательной проверки человеком.
Какую таблицу вы каждый раз собираете заново?
Расскажите, какие файлы приходят, что сотрудники из них переносят и каким должен быть итоговый результат. Сами коммерческие предложения сразу отправлять не нужно. Мы оценим, можно ли начать с одного повторяющегося формата.
Расскажите о ваших таблицах