Tehtud töö ja süsteemi olek
Ärge sisestage sama tehtud tööd teist korda süsteemi
Kui pakkumine on valmis, makse saabunud või tootmisetapp lõpetatud, saab sama sündmus uuendada ka töö olekut ja valmistada ette järgmise tegevuse.
Kus töö kordub
Pakkumine on saadetud, kuid CRM näitab endiselt „koostamisel“
Müügijuht koostab pakkumise, salvestab PDF-i ja saadab selle kliendile. Seejärel peab ta avama CRM-i, muutma olekut, lisama faili, kirjutama kommentaari ning seadma meeldetuletuse.
Kiirel päeval jääb teine pool tegemata. Töö ise on valmis, kuid juhtimisvaade näitab vana seisu. Kolleeg võib hakata sama asja üle kontrollima, järelvastus kliendile ununeb ja aruannet ei saa enam usaldada.
Kuidas lahendus töötab
Tegelik tulemus annab süsteemile märku, et töö on edasi liikunud
- Töö saab valmisTekib pakkumisfail, saadetud kiri, maksekirje, mõõtetulemus või muu kokkulepitud kinnitus.
- Seos kontrollitakseSüsteem teeb kindlaks, millise kliendi, tellimuse või ülesande juurde tulemus kuulub.
- Täielikkus kontrollitakseEnne oleku muutmist vaadatakse, kas kõik nõutud osad on olemas.
- Olek uuendatakseKindla juhtumi puhul tehakse muudatus automaatselt, muul juhul valmistatakse see inimesele kinnitamiseks.
- Järgmine tegevus tekibVastutajale lisatakse näiteks kliendile järelvastamise või makse kontrollimise ülesanne.
- Ajalugu säilibKirja jääb, milline sündmus olekut muutis ja milline oli eelmine väärtus.
Kolm tööviisi
Kõiki olekuid ei pea muutma automaatselt
Automaatne muudatus
Sobib üheselt selgele sündmusele. Näiteks kinnitatud makse laekumine võib muuta arve oleku tasutuks.
Muudatus kinnitamiseks
Süsteem valmistab uue oleku ja selgituse ette, kuid vastutav inimene vajutab enne salvestamist kinnituse.
Juhtum inimesele
Kui seos on ebaselge või andmed ei klapi, ei muudeta midagi ja inimene saab probleemi lahendamiseks vajaliku info.
Kes mida teeb
Inimene teeb sisulise töö, süsteem kannab kinnitatud tulemuse edasi
Süsteem saab
- Jälgida kokkulepitud faile, kirju, makseid ja süsteemi sündmusi
- Siduda tulemuse õige kliendi, tellimuse või ülesandega
- Muuta olekut või valmistada muudatuse kinnitamiseks ette
- Lisada kirjele faili, kuupäeva või muu lähteviite
- Luua järgmise ülesande ja salvestada muudatuse ajaloo
Inimene peab
- Määrama, milline tulemus tõendab töö valmimist
- Kinnitama osalise või ebaselge tulemuse
- Otsustama uue vastutaja või prioriteedi üle
- Kinnitama kliendile, tarnijale või tootmisele mõjuva otsuse
Et vale kirje ei liiguks edasi
Üks fail või kiri ei tõenda alati, et töö on lõpetatud
- Tulemus on puudulik: olek jääb avatuks ja süsteem näitab, milline osa puudub.
- Tellimuse number ei klapi: muudatust ei tehta enne, kui seos on inimese poolt kontrollitud.
- Sama sündmus saabub kaks korda: süsteem tunneb korduse ära ega liiguta tööd teist korda edasi.
- Praegune olek on ootamatu: olemasolev ja pakutud väärtus kuvatakse kõrvuti vastutavale inimesele.
- Muudatus tuleb tagasi võtta: eelmine olek ja muudatuse põhjus on ajaloost leitavad.
Tegelik töö
Kliendi ja päringu numbriga pakkumisfail salvestatakse kokkulepitud kausta. Sama numbriga kiri läheb müügipostkastist kliendile.
Süsteemi uuendus
CRM-is muutub olek „pakkumine saadetud“, kirjega seotakse PDF ja saatmise kuupäev ning müügijuhile tekib kolme tööpäeva pärast järelvastamise ülesanne.
Kuidas alustada
Ühendame ühe selge tulemuse ühe süsteemiuuendusega
- Muudatuste nimekiri: süsteem leiab sündmused ja valmistab olekumuudatused inimesele kinnitamiseks ette.
- Üks automaatne uuendus: usaldusväärne sündmus muudab ühes süsteemis ühe selgelt määratud välja.
- Kahe süsteemi ühendus: tulemus, olek ja järgmine ülesanne liiguvad kokkulepitud töövahendite vahel.
- Terviklik töövoog: lisame erandite lahendamise, teavitused, jälgimise ja muudatuste ajaloo.
Millal sellest on kasu
Kui tehtud töö tulemus on olemas, kuid selle olek sisestatakse eraldi
Lahendus sobib olukorda, kus faili, kirja, makset või kinnitatud tootmistulemust saab usaldusväärselt siduda ühe kirjega. Kui töö valmimine sõltub spetsialisti hinnangust, jääb süsteemiuuendus inimese kinnitada.
Millise valmis töö peate hiljem veel teise süsteemi kirja panema?
Kirjeldage, milline tulemus tekib, kuhu olek praegu sisestatakse ja mis peaks edasi juhtuma. Esialgu pole vaja lähtefaile ega tehnilist kirjeldust.
Kirjeldage topeltsisestust