Kliendipäringute vastuvõtt
Iga hinnapäring saab vastutaja ja järgmise sammu
Kliendi kiri ei tohiks sõltuda sellest, kes ühise postkasti esimesena avab. Süsteem koondab päringu, kontrollib vajalikku infot ja näitab, kes peab edasi tegutsema.
Kus töö katkeb
Kiri on postkastis olemas, kuid pakkumise koostamine pole alanud
Klient saadab ühisele aadressile kirja ja mitu joonist. Üks töötaja avab kirja, teine tegeleb kalkulatsiooniga ning kolmas peaks küsima puuduva materjalimargi. Kui vastutajat ja järgmist sammu ei panda kohe kirja, jääb päring kergesti ootele.
Mõne päeva pärast pole enam selge, kas klient sai vastuse, kas joonised vaadati läbi või kes pidi täpsustuse saatma. Müügivõimalus võib kaduda lihtsalt sellepärast, et töö algus polnud nähtav.
Kuidas lahendus töötab
Saabunud kirjast kontrollitud hinnapäringuni
- SaabumineSüsteem jälgib kokkulepitud postkasti või veebivormi ja registreerib uue päringu.
- KokkuvõteKliendi nimi, kontakt, soovitud kogus, tähtaeg ja manused tuuakse ühte vaatesse.
- Täielikkuse kontrollPuuduv materjal, mõõt, joonis või muu vajalik info märgitakse kohe nähtavalt.
- VastutajaPäring suunatakse kokkulepitud reegli järgi müügi-, tehnika- või kalkulatsioonimeeskonnale.
- VastusSüsteem valmistab ette täpsustava küsimuse või järgmise ülesande, mille inimene kontrollib.
- JärelkontrollKui kokkulepitud ajaks pole vastust või tegevust, jõuab päring uuesti vastutaja nimekirja.
Kes mida teeb
Süsteem korraldab info, inimene suhtleb kliendiga
Süsteem saab
- Koguda kirjad, vormivastused ja manused ühte järjekorda
- Tõsta kirjast välja kontaktandmed ja tellimuse põhiteabe
- Luua päringukirje olemasolevas CRM-is või muus registris
- Märgata puuduvaid andmeid ja vastuseta jäänud päringuid
- Valmistada ette täpsustava kirja ja järeltegevuse ülesande
Inimene peab
- Kontrollima jooniste ja nõuete tehnilist tähendust
- Otsustama, kas töö sobib ettevõtte võimaluste ja ajakavaga
- Lahendama ebaselge kliendi või korduva päringu
- Kinnitama kliendile saadetava vastuse, hinna ja tähtaja
Ebaselged juhtumid
Kui info puudub, peab see olema nähtav, mitte oletusega täidetud
- Kirjast ei saa väärtust kindlalt lugeda: süsteem märgib välja kontrollimiseks ega kirjuta oletust CRM-i.
- Oluline info puudub: päring jääb avatuks ja vastutaja saab valmis täpsustava küsimuse.
- Sama klient või töö võib juba olemas olla: enne uue kirje loomist näidatakse võimalikku duplikaati.
- Kliendile saadetav kiri: mustand läheb välja alles pärast inimese kontrolli.
- Hiljem tekib küsimus: algne kiri, manused, tehtud muudatused ja vastutaja on ühest kohast leitavad.
Mis saabus
Kliendi kiri, soovitud kogus, tarnekuupäev ja joonisefailid. Materjali kohta info puudub.
Mida meeskond näeb
Päring on registreeritud ja manused lisatud. Kalkulatsiooni vastutaja on määratud ning tema ülesannetes on täpsustava küsimuse mustand: „Millist materjalimarki soovite kasutada?“
Kuidas alustada
Lahendus võib alata ühest postkastist
- Ühine nimekiri: koondame valitud postkasti ja vormi päringud ühte nähtavasse järjekorda.
- Ühendus olemasoleva CRM-iga: loome kokkulepitud väljadega kirje ja määrame vastutaja.
- Täielikkuse ja järeltegevuse kontroll: lisame puuduvate andmete märguanded, kirjamustandid ja vastuseta päringute nimekirja.
- Ettevõtte enda keskkond: tundliku tehnilise info korral kasutame kliendi nõuetele sobivat töötlemis- ja säilitamisviisi.
Millal sellest on kasu
Kui tehnilised päringud saabuvad eri kanalitest ja vajavad enne pakkumist ülevaatust
Lahendus sobib meeskonnale, kus päring sisaldab jooniseid või muid faile, info on sageli puudulik ja töö liigub mitme inimese vahel. Eesmärk ei ole lasta süsteemil ise hinda lubada, vaid anda õigel ajal õigele inimesele täielik lähteinfo.
Kas mõni päring on jäänud vastuseta lihtsalt seetõttu, et vastutaja polnud selge?
Kirjeldage, millistest kanalitest päringud saabuvad, kes neid praegu töötleb ja kus tekib viivitus. Esimeses sõnumis pole vaja kliendifaile lisada.
Kirjeldage päringute praegust teekonda